Az adatkezelés önkéntessége, illetve célhoz kötöttsége ugyan korántsem újdonság a HR életében (sem), az új szabályozás azonban ezeken az elvi kereteken túlmutat. Átlátható és következetes gyakorlat kialakítását követeli meg; így az adatok megfelelő kezelésével, mint eszközzel kívánja az adatok maximális védelmét, mint célt biztosítani. 

Mivel a HR már a munkavállalók kiválasztása során találkozik a jelöltek személyes adataival, a folyamat elejétől kezdve adatkezelőnek minősül. Éppen ezért kijelenthető, hogy a HR egy olyan terület, amelynek különös figyelmet kell szentelnie az adatvédelmi szabályoknak történő megfelelésnek.  

Végezetül pedig a fent ismertetett eseteket célszerű egy adatkezelési szabályzatban rögzíteni, annak érdekében, hogy a munkavállalói joggyakorlás és a munkáltatói kötelezettség teljesítése minél átláthatóbb és követhetőbb legyen.

Íme pár fontos adatvédelmi szabály a HR életéből:

1. Jelentkezés álláshirdetésre. Ugyan maga a jelentkezés – az esetek többségben – már önmagában önkéntes alapon történik, nem szabad megfeledkezni arról, hogy a jelölt önéletrajzában szereplő adatok kezeléséhez külön hozzájárulást kell beszerezni (amely a cég adatvédelmi tájékoztatójának megismerése vonatkozó nyilatkozatot is magában foglalja).
2. Már munkavállalóként – rálátás az adataimra. Szintén nem teljesen új, de annál fontosabb követelmény: a munkavállalókat a munkaviszony létesítésekor tájékoztatni kell arról, hogy személyes adataikat cégen belül, pozíció szerint ki és milyen esetben jogosult megismerni. Ezen felül, amennyiben az adattovábbítás elektronikus úton történik, biztosítani kell, hogy az zárt informatikai rendszeren keresztül valósuljonmeg. Fontos, hogy az adatkezelési szabályzatban külön ki kell térni arra, hogy a könyvelést, bérszámfejtést, cafeteriával kapcsolatos szolgáltatást mely külső cég végzi – amennyiben az adott cégnél ezek a feladatok ki vannak szervezve.
3. Adataim sorsa a munkaviszony megszűnése után. Az új szabályozás egyik fő irányvonalának megfelelően ekkor – is – törekedni kell az adatminimalizációra. A kötelezően megőrizendő adatokon kívüli adatokat (pl. nyugdíj megállapításhoz szükséges adatok) véglegesen törölni kell a cég rendszeréből, vagy anonimizálni kell azokat.