A munkaviszony során, bár a munkáltatóra klasszikusan az erősebb pozícióban lévő félként tekintünk, a munkavállalók bírhatnak olyan információkkal, amelyek titokban tartásával vagy éppen a munkáltatóval történő közlésével a munkaviszony létesítésére, módosítására vagy megszüntetésére hatással lehetnek.

Leszögezhetjük, hogy fontos a felek közötti szilárd bizalom, azonban a munkavállaló nem köteles feltétlenül minden rá vonatkozó személyes adatot közölni a munkáltatóval, csak amit a jogszabályok előírnak. Még akkor sem, ha a munkáltató – kihasználva erőfölényét – kényszeríteni próbálja a munkavállalót ezen személyes adatok közlésére. Hasznos, ha a munkavállaló tisztában van azzal, hogy mit kell feltétlenül elárulnia magáról a munkáltatónak, és mit nem.

A munkáltatók persze szeretnének minden lehetséges információt megtudni munkavállalóikról, leendő munkavállalóikról. A kérdés csak az: mi jogosítja fel a munkáltatót, és milyen feltételekkel végezhet ún. háttérvizsgálatot munkavállalók, leendő munkavállalók esetében?

A munkaviszony jogi kereteit, a felek által teljesítendő kötelezettségeket és a feleket megillető jogosultságokat a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.) tartalmazza.

Az Mt. alapvetően két feltételt határoz meg: kizárólag a munkakörrel kapcsolatosan és csak célhoz kötötten lehet személyes adatok megadását kérni a munkavállalóktól. Az Mt. vonatkozó 10. §-a ezt úgy fogalmazza meg, hogy „a munkáltató a munkavállalótól olyan nyilatkozat megtételét vagy személyes adat közlését követelheti, amely a munkaviszony létesítése, teljesítése, megszűnése (megszüntetése) vagy e törvényből származó igény érvényesítése szempontjából lényeges.” Rögzíti továbbá azt is, hogy „a munkavállalóval szemben olyan alkalmassági vizsgálat alkalmazható, amelyet munkaviszonyra vonatkozó szabály ír elő, vagy amely munkaviszonyra vonatkozó szabályban meghatározott jog gyakorlása, kötelezettség teljesítése érdekében szükséges.”

Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 Rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet, a továbbiakban: GDPR) 2018. május hó 25. napjától kötelezően alkalmazandó. A GDPR alapvetően megváltoztatta a természetes személyek adatainak kezelésére vonatkozó szabályokat. Az Mt. fenti rendelkezései alapvetően megfelelnek a GDPR elvárásainak, azonban azokat a GDPR alapelveivel összhangban kell értelmezni minden esetben.

A jogszabály által előírt, tehát a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontján alapuló adatkezelések esetében viszonylag kevés mozgástere van a munkáltatónak. Vannak azonban bizonyos esetek, amikor a munkáltatónak különös körültekintéssel kell eljárnia a személyes adatok kezelése során, ilyen pl. a munkavállaló korábbi munkahelyeivel és az ottani munkavégzésével kapcsolatos háttérellenőrzés. 

A munkavállaló tudta nélkül a korábbi munkáltatójának megkeresése információgyűjtés céljából adott esetben hatalmas segítséget nyújthat a munkáltatónak annak eldöntésében, hogy szeretné-e alkalmazni a munkavállalót, azonban teljes mértékben jogellenes. Egyrészt, a munkavállalót, mint érintettet előzetesen tájékoztatni kell a megkeresés minden lényeges részletét illetően, másrészt a munkáltatónak megfelelő jogalappal kell rendelkeznie az adatkezelést illetően (megfelelően alá kell tudni támasztani a munkáltatónak az ellenőrzéshez kapcsolódó jogos érdekét, amely elsőbbséget élvez a munkavállaló személyes adatainak védelmével szemben, vagy kifejezett hozzájárulását kell kérni előzetesen). Megfelelő jogalapbirtokában is meg kell jelölni az adatkezelés célját (nem lehet általános érdeklődés, konkrétan meg kell határozni már a tájékoztatásban, hogy milyen célból, milyen információ miatt keresi meg a korábbi munkáltatót az aktuális / leendő munkáltató).

Ugyanez vonatkozik a közösségi oldalakon fellelhető személyes adatokra. Önmagában nem minősíthető jogellenesnek, ha a munkáltató a világháló, illetve a munkavállaló közösségi oldalának nyilvános, mindenki számára elérhető adatait, információit megtekinti, amennyiben megfelelő jogalappal rendelkezik ehhez, azonban köteles erről a munkavállalót tájékoztatni. Fontos, hogy az internetről gyűjtött adatokat a munkáltató a munkavállalók értékelésére nem használhatja fel automatikusan.

Vannak olyan munkakörök, ahol a fentiek ellenére mégis lehetséges háttérellenőrzést végezni, mivel a háttérellenőrzést törvény (például a nemzetbiztonsági szolgálatokról szóló 1995. évi CXXV. törvény vagy a rendvédelmi feladatokat ellátó szervek hivatásos állományának szolgálati jogviszonyáról szóló 2015. évi XLII. törvény) írja elő.

Léteznek olyan esetek is, amikor a munkáltató a munkavállaló előéletével kapcsolatos személyes adatok átadását kéri a munkakörhöz. Az erkölcsi alkalmasság igazolására a hatósági erkölcsi bizonyítvány szolgál, amely közokiratnak minősül, így annak tartalmát mindenki – a munkáltató is – köteles a kiállításától számított kilencven napig valósnak elfogadni.

Az erkölcsi bizonyítvány bekérésével, fénymásolásával vagy adott esetben az eredeti példánynak a személyi aktában történő elhelyezésével korábban is rengeteg aggályos adatkezelési gyakorlat létezett. A legtöbb szervezet nem rendelkezik a hatósági erkölcsi bizonyítvány bekérésére és tárolására vonatkozó adatvédelmi szabályokkal. A GDPR értelmezése alapján ráadásul a legtöbb esetben az erkölcsi bizonyítvány benyújtását a munkaviszony létesítésének feltételeként meghatározni szükségtelen adatkezelésnek minősül. 

Az Európai Unió adatvédelmi reformjának végrehajtása érdekében szükséges törvénymódosításokról szóló 2019. évi XXXIV. törvény egyértelmű szabályokat állapított meg a hatósági erkölcsi bizonyítvánnyal kapcsolatos személyes adatkezelések tekintetében. Amunkáltató a munkavállaló vagy a munkáltatóval munkaviszonyt létesíteni szándékozó személy bűnügyi személyes adatát annak vizsgálata céljából kezelheti, hogy törvény vagy meghatározott feltételek szerint a munkáltató a betölteni kívánt vagy a betöltött munkakörben nem korlátozza vagy nem zárja-e ki a foglalkoztatást. Korlátozó vagy kizáró feltételt a munkáltató csakis akkor határozhat meg, ha az adott munkakörben az érintett személy foglalkoztatása a munkáltató jelentős vagyoni érdeke, törvény által védett titok, vagy az Mt. szerinti törvény által védett érdek sérelmének veszélyével járna. Természetesen a munkáltató ekkor is csak az erkölcsi bizonyítvány bemutatását kérheti.

Az erkölcsi bizonyítvány fénymásolása és tárolása már csak azért sem jogszerű, mert az adatkezelést a jogszabály a munkáltatóval munkaviszonyt létesíteni szándékozó személyek tekintetében teszi lehetővé, a munkaszerződés aláírása után szükségtelen adatkezelésnek minősül a dokumentum és az azon szereplő személyes adatok tárolása. 

Az egészségi állapotra vonatkozó személyes adat a GDPR értelmében a személyes adatok különleges kategóriáiba tartozik, így azok kezelésére szigorúbb szabályok vonatkoznak. A munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. törvény 49. § (1) bekezdése értelmében azonban a munkavállaló csak akkor alkalmazható, ha egészségügyi állapota az adott munkakörhöz megfelelő, erről a munkaköri, szakmai, illetve személyi higiénés alkalmasság orvosi vizsgálatáról és véleményezéséről 33/1998. (VI. 24.) NM rendeletben meghatározott orvosi vizsgálat alapján kell dönteni. Az adatkezelés jogszabályi előíráson alapul, így a munkavállaló hozzájárulására nincsen szükség, azonban a jogszabályban meghatározottakon nem terjeszkedhet túl a munkáltató és a foglalkozás-egészségügyi szolgáltató.